Nie je pochýb že pri správe domu sa dennodenne spracúvajú dokumenty, robia úkony a kroky, ktoré musia byť zaznamenané a uchované. Pod uchovaním máme na mysli archiváciu dokumentov o správe domu. Archivácia sa všeobecne dotýka každej pracovnej oblasti a nie je tomu inak ani pri správe domov.
Archivácia hoci len v obmedzenom množstve sa dostala novelou zákona v roku 2018 aj do zákona č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov a to v podobe archivácie rozhodnutí vlastníkov a súdnych sporov. Toto je len zlomok toho čo je správca alebo spoločenstvo povinné archivovať.
Všeobecná povinnosť archivovať dokumenty sa vzťahuje na správcu a spoločenstvo aj z iných právnych predpisov ako sú napríklad účtovné zákony alebo zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
Špeciálnu archivačnú povinnosť upravuje zákon č. 182/1993 Z. z. v § 9 ods. 5, ktorá platí rovnako pre správcu ako aj spoločenstvo. Jedná sa o :
• evidovanie a uchovávanie všetkých prijatých rozhodnutí vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome vrátane zápisníc zo zhromaždení, schôdzí vlastníkov a výsledkov písomných hlasovaní vrátane hlasovacích listín, a povinnosť túto evidenciu priebežne aktualizovať
• vedenie zoznamu a dokumentácií súdnych sporov týkajúcich sa domu.
Hoci to tak niekedy nebolo zákonom stanovené, všetky rozhodnutia vlastníkov prijaté na schôdzi vlastníkov alebo v rámci písomného hlasovania musia byť spísané v zápisniciach. Práve tieto je správca povinný uchovávať, viesť ich evidenciu, a vzhľadom k tomu, že vždy pribúdajú novú rozhodnutia vlastníkov tak aj aktualizovať.
Pod pojmom evidovanie prijatých rozhodnutí zákon nemá na mysli, vedenie „nejakej tabuľky“ , kde všetky rozhodnutia zo zápisnice prepisujeme. Aj podľa vyjadrenie JUDr. Mareka Valachoviča vo Veľkom komentári k Zákonu o vlastníctve bytov a nebytových priestorov: Evidovať a uchovávať dokumenty znamená mať z každého zhromaždenia alebo schôdze vlastníkov, ale aj z každého písomného hlasovania všetky doklady, ktoré sú uvedené v zákone č. 182/1993 Z. z. Tie môžu byť uložené podľa správcom zavedeného systému v zakladačoch alebo iným spôsobom – uložené v elektronickej podobe tak, aby boli v prípade potreby dostupné, a to najmä na účely nahliadania do dokladov zo strany vlastníkov.
Čo by mal správca a spoločenstvo minimálne uchovávať v rámci povinnosti evidovať a uchovávať rozhodnutia vlastníkov?
• Oznámenie o schôdzi vlastníkov/zhromaždení
• Oznámenie o vypísaní písomného hlasovania
• Prezenčná listina, hlasovacie listiny z písomného hlasovania
• Zápisnice zo schôdze vlastníkov/zhromaždenia, zápisnice z písomného hlasovania
• Prípadné vyjadrenia overovateľov, ktorý odmietnu zápisnicu podpísať
• Plnomocenstvá
• Žiadosť ¼ vlastníkov o zvolanie schôdze/vypísanie písomného hlasovania
• Dokumenty, ktoré boli predmetom schôdze alebo písomného hlasovania ako napríklad návrh zmluvy alebo cenové ponuky.
Ďalšou archivačnou povinnosťou v zmysle zákona č. 182/1993 Z. z., ktorá sa vzťahuje tak na správcov ako aj spoločenstvá je „povinnosť viesť zoznam a dokumentáciu k súdnym sporom“ a to v prípade správy domov bezprostredne súvisí s právom vlastníkov nahliadať do dokladov súvisiacich so správou domu.
Stále sme však v článku uviedli len povinnosti archivácie uvedené v zákone č. 182/1993 Z. z. hoci ich má správca omnoho viac a aj tieto dokumenty je správca a spoločenstvo povinné sprístupniť vlastníkom k nahliadaniu.
V zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. Zákon o účtovníctve je účtovná jednotka, v našom prípade teda správca alebo spoločenstvo „povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.“
Ako príklad uvádzame krátky výcuc lehôt archivácie zo zákona č. 431/2002 Z. z. :
• účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok podľa § 17a a 22 zákona č. 431/2002 Z. z. a výročná správa počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
• správa s informáciami o dani z príjmov a správa o udržateľnosti počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva, a účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentácie, počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili,
• ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia tohto zákona a osobitných predpisov,
• účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, uchováva účtovná jednotka počas doby, počas ktorej záručné lehoty alebo reklamačné konania trvajú; účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu.
Je potrebné si uvedomiť, že správca pri svojej činnosti prioritne spravuje cudzí majetok. Dokumentácia či už technická, ekonomická alebo právna je dokumentáciou majetku vlastníkov bytov a nebytových priestorov. Správca je v tomto celom procese v postavení správcu a archivára dokumentácie. Hoci nám niektorého zákony stanovujú lehoty povinnej archivácie, odporúčame, aby boli lehoty archivácie jednotlivej dokumentácie súčasťou Zmluvy o výkone správy resp. iného riadne schváleného interného dokumentu domu.
- Log in to post comments